Excel è da decenni uno degli strumenti più potenti e diffusi per la gestione e l’analisi dei dati. Tuttavia, per molti utenti, soprattutto quelli non specializzati, rimane una piattaforma difficile da padroneggiare appieno. Credetemi, somministro da anni docenze presso le aziende e ne ho viste veramente di tutti i colori. Un caso tipico è quello dell’impiegato che clicca a caso sull’interfaccia o improvvisa formule con la speranza che magicamente qualcosa inizi a funzionare. Con l’avvento dell’intelligenza artificiale conversazionale, in particolare con strumenti come ChatGPT, si sta assistendo a un’evoluzione radicale nel modo in cui le persone apprendono e utilizzano software complessi. Non si tratta semplicemente di un supporto tecnico, ma di un nuovo approccio formativo, personalizzato, dialogico e accessibile.

Da assistente virtuale a mentore digitale

L’intelligenza artificiale generativa non sostituisce le competenze, ma può facilitarne notevolmente l’acquisizione. ChatGPT, grazie alla sua capacità di comprendere il linguaggio naturale, è in grado di tradurre richieste in formule Excel, generare modelli di fogli personalizzati, spiegare passaggi complessi in modo semplice, correggere errori e suggerire alternative, oltre a proporre soluzioni creative per problemi ricorrenti. Questa interazione continua e adattiva consente all’utente di imparare nel contesto, risolvendo problemi reali man mano che emergono. Vediamo qualche esempio calato in contesti reali.

Creazione autonoma di bilanci personali

Un crescente numero di utenti privati utilizza Excel per la gestione finanziaria personale. Prima dell’introduzione di strumenti conversazionali, la creazione di un bilancio richiedeva una comprensione almeno basilare di formule e struttura del foglio. Con ChatGPT, è possibile generare un modello completo partendo da una semplice descrizione dell’obiettivo, come ad esempio: “voglio monitorare entrate, spese fisse e spese variabili mensili“. Il sistema fornisce automaticamente una struttura tabellare suddivisa per categorie, formule per il calcolo dei totali e dei risparmi, oltre a consigli sulla visualizzazione grafica tramite diagrammi a torta o istogrammi. Il risultato è un approccio guidato e immediato, che permette anche a utenti inesperti di gestire i propri dati in autonomia.

Ottimizzazione di report aziendali

Nel contesto aziendale, le richieste legate alla reportistica Excel sono tra le più comuni. L’inserimento manuale di dati, la creazione di filtri, la segmentazione delle informazioni e l’aggregazione di tabelle provenienti da file diversi rappresentano attività ad alta intensità operativa. Con l’utilizzo di ChatGPT, è possibile automatizzare operazioni ripetitive tramite suggerimenti su formule come SOMMA.SE, CERCA.VERT, INDICE e CONFRONTA, generare macro su misura (senza entrare nel dettaglio tecnico del codice) e migliorare l’efficienza nella pulizia dei dati attraverso proposte di formule personalizzate. Questo tipo di supporto consente ai professionisti di ridurre notevolmente i tempi di elaborazione dei report e di concentrarsi sull’analisi strategica.

Sperimentazione creativa e visualizzazione avanzata

Al di fuori dell’ambito strettamente numerico, Excel viene sempre più utilizzato come piattaforma creativa per costruire rappresentazioni visuali, schemi narrativi e strumenti di brainstorming. In questo contesto, ChatGPT può suggerire logiche di formattazione condizionale avanzata, modelli di mappatura visiva per progetti e contenuti, nonché tecniche di rappresentazione alternativa dei dati testuali. Questo approccio stimola un uso non convenzionale ma altamente efficace del foglio di calcolo, portandolo a dialogare con il mondo della comunicazione, della didattica e del design.

Una nuova alfabetizzazione digitale

L’integrazione tra AI e software tradizionali come Excel rappresenta una svolta anche dal punto di vista sociale e culturale. ChatGPT consente un apprendimento just-in-time, adattato alle esigenze immediate dell’utente, colmando quel divario che spesso separa la competenza tecnica dalla volontà di apprendere. Tra i benefici riscontrati vi sono l’abbattimento delle barriere linguistiche, una maggiore inclusività per utenti meno esperti o senior, e un apprendimento contestuale basato su problemi reali anziché teoria astratta.

La presenza di ChatGPT nel lavoro quotidiano con Excel sta già modificando il concetto stesso di “formazione”. L’utente non è più costretto a seguire modelli rigidi, ma può costruire un percorso formativo personalizzato, basato su domande, tentativi, correzioni e approfondimenti. L’AI non solo fornisce risposte, ma stimola una forma di apprendimento attivo, in cui ogni azione compiuta su Excel diventa anche un momento formativo. Questo processo è particolarmente efficace in ambiti dove il tempo è limitato e le soluzioni devono essere operative.

Excel come esperienza aumentata

L’integrazione di ChatGPT in ambiti come l’uso di Excel rappresenta uno dei primi esempi concreti di “intelligenza aumentata” a servizio del quotidiano. Più che un semplice strumento, l’AI si configura come un facilitatore cognitivo, in grado di espandere le possibilità d’uso di una piattaforma consolidata e complessa come Excel. Lontano dalla logica dei tutorial impersonali, questo approccio pone l’accento sulla relazione, sull’adattamento e sull’empowerment dell’utente. In un mondo in cui la capacità di gestire i dati è sempre più centrale, apprendere in modo dialogico, guidato e personalizzato rappresenta una risorsa strategica per tutti. Vediamo di seguito qualche prompt di pronto utilizzo.

BASI DI EXCEL

"Spiegami a cosa serve Excel e quali sono le sue funzioni principali."

"Come posso creare una tabella semplice in Excel per tenere traccia delle spese mensili?"

"Mostrami come si usano le formule di somma, media, massimo e minimo con esempi pratici."

"Cosa sono le celle relative e assolute in Excel? Fammi esempi facili."

"Come posso ordinare e filtrare una tabella di dati?"


FORMULE E FUNZIONI ESSENZIALI

"Spiegami come funziona la formula SE in Excel con esempi reali."

"In quali situazioni conviene usare CERCA.VERT e quando invece INDICE+CONFRONTA?"

"Come posso calcolare automaticamente uno sconto o l’IVA in Excel?"

"Quali sono le funzioni più utili per lavorare con date e orari in Excel?"

"Aiutami a creare una formula per calcolare il totale delle spese per categoria."


VISUALIZZAZIONE DEI DATI

"Come posso creare un grafico a torta per visualizzare le spese mensili?"

"Fammi vedere come impostare un grafico a barre con aggiornamento automatico."

"Quali sono i tipi di grafici più adatti per confrontare dati nel tempo?"

"Spiegami come funziona la formattazione condizionale con un esempio semplice."

"Come evidenziare automaticamente i valori più alti o più bassi in una tabella?"


AUTOMAZIONE E ORGANIZZAZIONE AVANZATA

"Come creare una tabella pivot per analizzare grandi quantità di dati?"

"Mostrami come posso impostare un elenco a discesa in una cella."

"Aiutami a costruire un foglio Excel che tenga traccia di progetti e scadenze."

"Come posso proteggere le celle di un foglio per evitare modifiche accidentali?"

"Puoi aiutarmi a scrivere una macro base per automatizzare un’attività ripetitiva?"

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Andrea Tonin

Nerd per passione e per professione da 30 anni, mi occupo di progettazione di ecosistemi software di alto livello come CTO e di docenze in ambito informatico. Mi potete contattare dal mio profilo linkedin a https://www.linkedin.com/in/andreatonin