C’è un equivoco che si vede spesso quando si parla di IA in azienda, si pensa che “basti chiedere” e che lo strumento faccia il resto. In realtà, per una PMI la differenza tra entusiasmo e risultati sta quasi tutta in due cose molto concrete: che tipo di documento stai preparando e come formuli la richiesta. Se il prompt è vago, l’output sarà vago. Se il prompt è preciso, l’output diventa un acceleratore vero, soprattutto nei documenti dove ogni settimana si ripetono le stesse strutture: offerte, email, verbali, report, solleciti, note interne, riassunti di call commerciali.
Questo articolo è una guida pratica. Vedremo Prompt pronti all’uso (e come adattarli) per generare, rivedere e standardizzare documenti con Gemini, con un occhio particolare a dirigenza, amministrazione e vendite.
L’obiettivo non è far scrivere tutto a Gemini “al posto vostro”. L’obiettivo è arrivare prima alla bozza giusta, ridurre gli errori banali, mantenere coerenza di tono e formato, e trasformare appunti disordinati in testi presentabili. Poi, come sempre, l’ultima parola deve restare a chi conosce contesto, clienti, margini e rischi.
Come interagire con Gemini
Esistono due modalità principali per interagire con Gemini in Google Docs:
La funzione “Aiutami a creare”
Questa è la modalità più diretta. Ti permette di generare testo che viene inserito immediatamente nel corpo del documento.
- Per creare un nuovo documento: File> Nuovo> Aiutami a Creare
- Per modifica un documento: seleziona un testo o posiziona il cursore in una zona vuota, cliccare sull’iconcina della matita con le scintille.
- Scrive bozze intere, riassume paragrafi o cambia il tono (es. da informale a professionale). Una volta generato il testo, clicchi su Inserisci o Sostituisci e il contenuto diventa parte integrante del Doc.
Il pannello laterale “Chiedi a Gemini”
Se stai usando la barra laterale a destra (l’icona di Gemini in alto a destra), il comportamento è diverso:
- Qui Gemini funge da assistente alla ricerca o consulente. Puoi chiedergli di analizzare altri file su Drive o farti suggerimenti.
- Il testo generato qui non appare automaticamente nel foglio. Devi cliccare sul tasto Inserisci che compare sotto la risposta di Gemini nel pannello per “spostarlo” dentro al documento.
La base del prompting
Quando chiedi a Gemini di creare un documento, immagina di stare passando un incarico a un collaboratore molto veloce, ma che non conosce la tua azienda finché non gliela spieghi. Se gli dici “fammi un’offerta”, ti restituirà un’offerta generica. Se gli dici “fammi un’offerta per questo cliente, con queste condizioni, con questo tono, in questo formato, e con una sezione rischi”, il risultato cambia.
Dati sensibili
Se nel documento ci sono IBAN, dati personali, listini riservati, sconti speciali, clausole non pubbliche, o dettagli su una trattativa delicata, lavora con segnaposti o dati mascherati. “Cliente_A”, “Prezzo_X”, “Sconto_Y”. Ti basta per farti generare una struttura pulita e un testo coerente, poi sostituisci i valori reali nel documento finale.
Tre momenti diversi
Molti lo usano solo per “scrivere da zero”. In PMI spesso funziona meglio così: prima fai generare una bozza strutturata, poi fai fare una revisione (chiarezza, tono, refusi, coerenza), infine fai un controllo “da responsabile” (rischi, contraddizioni, punti mancanti, obiezioni del cliente, eventuali ambiguità).
Prompt per la dirigenza
La dirigenza vive di documenti che devono essere rapidi, leggibili e soprattutto difendibili. Qui Gemini è utile se lo obblighi a essere concreto: pochi punti, priorità chiare, numeri dove ci sono, e assunzioni dichiarate.
Trasforma questi appunti in un verbale operativo di 1 pagina. Struttura: obiettivo riunione, decisioni prese, attività da fare (con responsabile e scadenza), rischi/attenzioni, prossimi passi. Tono professionale, frasi brevi, niente gergo. Appunti: [incolla appunti]. Se mancano responsabili o date, inserisci ‘DA DEFINIRE’
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Scrivi una comunicazione interna per [team/azienda] su questo cambiamento: [descrizione]. Obiettivo: spiegare cosa cambia, perché, cosa non cambia, cosa ci si aspetta da ciascun reparto, dove fare domande. Tono: diretto, rispettoso, zero enfasi. Lunghezza: 350–500 parole.
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Crea un executive summary in massimo 12 righe di questo contenuto: [incolla testo/riassunto]. Deve includere: contesto, obiettivo, stato attuale, risultati principali (se ci sono numeri, mettili), decisione richiesta (se serve), prossime 2 azioni. Stile: asciutto, leggibile da mobile
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Prepara una pagina ‘Decisione richiesta’ per il management. Tema: [tema]. Includi: opzioni (min 2), pro/contro per opzione, impatto su costi/tempi/risorse, rischi principali e mitigazioni, raccomandazione finale con motivazione. Se mancano dati, segnala quali dati servono.Prompt per l’amministrazione
In amministrazione l’IA non serve a fare poesia. Serve a togliere attrito: testi standard, tono corretto, meno ambiguità, più coerenza. La parola chiave è “ripetibilità”.
Scrivi 3 versioni di sollecito pagamento per fattura scaduta. Dati: cliente [nome], fattura [numero], importo [importo], scadenza [data], metodo pagamento [bonifico/altro], riferimenti [email/telefono]. Versione 1 gentile, versione 2 più ferma, versione 3 finale ma professionale (senza minacce). Ogni email: oggetto + corpo, 120–180 parole, chiusura cordiale.
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Scrivi una risposta email a una contestazione fattura. Contesto: [spiega in 5 righe cosa contesta e qual è la tua posizione]. Includi: riepilogo fatti, riferimenti a documento/ordine/contratto (senza inventare dettagli), proposta di soluzione (2 alternative), richiesta di conferma. Tono: calmo, orientato alla chiusura. Lunghezza: 180–250 parole
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Trasforma questi appunti in una procedura operativa interna (SOP) per [processo]. Struttura: scopo, campo di applicazione, ruoli e responsabilità, prerequisiti, passi numerati, controlli finali, errori comuni e cosa fare. Linguaggio semplice, niente frasi lunghe. Appunti: [incolla]
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Crea una checklist di chiusura mese per amministrazione di una PMI. Deve includere: contabilità, fatturazione attiva/passiva, scadenze, riconciliazioni, documentazione da archiviare, controlli di qualità. Formato: elenco con caselle (tipo checklist) e una colonna ‘Note’. Non inventare adempimenti specifici di un paese, resta generico e adattabile.
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Trasforma questo estratto del report crediti in una sintesi leggibile per direzione e vendite. Obiettivo: far capire dove intervenire. Input: [incolla dati/riassunto]. Output: 1) fotografia generale, 2) top 5 criticità (cliente/causa/azione proposta), 3) azioni immediate, 4) rischi se non si agisce. Tono: neutro, pratico.Prompt per l’ufficio vendite
Vendite è il posto dove si perde più tempo “in scrittura”. Non perché non si sappia scrivere, ma perché ogni documento deve essere adattato al cliente, e l’adattamento richiede energia. Gemini può fare la parte faticosa, se tu gli dai i pezzi giusti.
Scrivi una email di primo contatto a un potenziale cliente. Contesto: [settore], problema probabile: [problema], cosa offriamo: [soluzione], prova sociale: [1 riga], call to action: proposta di call 20 minuti. Tono: competente, non invadente, niente frasi ‘da brochure’. Oggetto + corpo. 120–160 parole.
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Scrivi una email di follow-up dopo una call commerciale. Include: ringraziamento breve, riepilogo punti emersi, bisogni del cliente (3 bullet brevi), proposta (2-3 righe), prossimi passi con date, documenti allegati. Tono: chiaro, sicuro ma non aggressivo. Appunti call: [incolla].
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Crea una bozza di offerta commerciale per [cliente/settore]. Obiettivo: [obiettivo del cliente]. Proposta: [descrizione prodotto/servizio]. Vincoli: [tempi, budget, requisiti]. Output con sezioni: 1) contesto e obiettivi, 2) soluzione proposta, 3) cosa è incluso / cosa è escluso, 4) piano di lavoro e tempistiche, 5) responsabilità cliente vs fornitore, 6) prezzi e condizioni (con segnaposti), 7) assunzioni e rischi, 8) prossimi passi. Tono: professionale, concreto, niente superlativi.
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Riduci questa offerta a una versione ‘1 pagina’ mantenendo: proposta di valore, deliverable, tempi, prezzo (se presente), 3 assunzioni critiche, call to action. Mantieni tono sobrio. Testo: [incolla offerta].
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Genera 8 risposte brevi (2–4 frasi) a queste obiezioni tipiche: [lista obiezioni]. Ogni risposta deve: riconoscere l’obiezione, chiarire un fatto, proporre un passo successivo (es. call, demo, prova, invio documenti). Tono: calmo, non difensivo.
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Prepara una scaletta per una call commerciale di 30 minuti con [tipo cliente]. Include: apertura, agenda, domande di discovery (min 10, non banali), criteri decisionali, budget/tempi, stakeholder, chiusura con prossimi passi. Non scrivere un copione rigido: voglio una guida. Tono: naturale.
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Trasforma questi punti in un mini case study (500–700 parole) in stile magazine web. Deve essere credibile e misurato: niente ‘rivoluzionario’. Struttura: problema iniziale, contesto, approccio, risultati (numeri se presenti, altrimenti risultati qualitativi), cosa abbiamo imparato. Materiale: [incolla note]. Se mancano dati, segnala quali sarebbe utile aggiungere.
--Prompt trasversali
Questa è la parte che spesso fa risparmiare più tempo: non tanto generare un documento, ma sistemarlo. Qui Gemini è un ottimo “revisore” se lo guidi bene.
Rivedi questo testo per chiarezza e scorrevolezza senza cambiare il significato. Obiettivi: frasi più brevi, meno ripetizioni, termini coerenti, niente tono pubblicitario. Evidenzia 5 punti ambigui che andrebbero chiariti. Testo: [incolla].
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Questo è il nostro tono desiderato: [descrizione in 4 righe, es. ‘professionale, diretto, cordiale, niente enfasi’]. Adatta il testo seguente a questo tono mantenendo tutte le informazioni. Testo: [incolla].
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Fai un controllo qualità di questo documento come se fossi un responsabile che deve firmarlo. Cerca: promesse troppo forti, punti non supportati, contraddizioni interne, assunzioni non dichiarate, rischi non coperti, parti che potrebbero generare interpretazioni diverse. Output: elenco di problemi + proposta di correzione per ciascuno. Testo: [incolla].
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Trasforma questo documento in una FAQ con 12–18 domande e risposte. Deve coprire: cosa è, cosa non è, come si usa, tempi, costi (se presenti), supporto, limiti, requisiti, casi particolari. Linguaggio semplice. Testo: [incolla].
--Alla fine, l’impatto reale non è “scriviamo più testo”. È “scriviamo meno male, più in fretta, con meno revisioni e meno fraintendimenti”. È un guadagno piccolo ogni giorno che a fine mese si vede.
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Nerd per passione e per professione da oltre 30 anni, lavoro nel mondo dell’innovazione tecnologica come CTO e consulente, progettando ecosistemi software complessi e scalabili. Parallelamente mi dedico alla formazione informatica, condividendo esperienze e buone pratiche maturate sul campo.
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